Para listar as 10 melhores ferramentas de gestão para você usar em 2021, primeiro eu farei uma contextualização sobre o ano de 2020 e porque as ferramentas serão importantes no planejamento do seu negócio ou da sua vida profissional.
O trabalho remoto é uma realidade que está impactando absurdamente a cultura dos negócios de agora em diante.
Tão importante quanto as ferramentas tecnológicas que fazem parte desta nova configuração de processos para a gestão de pessoas em projetos e tarefas, é preciso mudar a cultura de gestão com capacitação adequada para este novo ambiente que se já se impõe obrigatório a partir de 2020.
2020 foi um ano muito assustador e extremamente muito difícil, isso ninguém pode negar.
O medo, as restrições obrigatórias, mudanças repentinas de hábitos, incertezas, gestão do tempo de forma remota, prejuízos, perdas, muitas perdas, de empregos, de perspectivas, muitos negócios caindo, quebrando e, principalmente, a perda de muitas vidas.
Como uma rosa de Hiroshima silenciosa a pandemia se espalhou nos atingindo a todos é verdade, mas nos dando a chance de recomeçarmos reconstruindo um novo mundo a partir de uma nova perspectiva.
É preciso seguir em frente de olho nestas mudanças, de como se reinventar neste novo ambiente tecnológico futurístico diverso que se impõe em transição veloz em nossas relações pessoais e profissionais a partir de agora para o futuro.
Observe o que aconteceu em 2020, quem se movimentou e saiu na frente neste contexto?
Eventos importantes em 2020
A Startse fez uma lista de eventos interessantes que aconteceram no mundo dos negócios em 2020 nos dando uma dica do que nos espera no futuro próximo. O mundo foi pego de surpresa e agora mais do que nunca é preciso estar preparado.
Uma série de eventos bem sucedidos já dão para imaginar quais serão as principais tendências que irão mudar a história do mundo, das pessoas e consequentemente das negócios daqui para frente.
- Jeff Bezos torna-se o homem mais rico do mundo com patrimônio de 182,4 bilhões de dólares;
- Airbnb faz IPO em 10 de dezembro na Nasdaq, com uma abertura de capital avaliada em 100 bilhões de dólares;
- Salesforce compra o Slack, a “queridinha” das empresas na pandemia, por 27 bilhões de dólares;
- A startup C6 Bank anuncia captação de 1 bilhão de reais pela Credit Suisse e 40 investidores privados e se torna o mais novo unicórnio brasileiro, com valuation estimado em mais de 2 bilhões de dólares;
- Disney+ entra com força no mercado mundial, faz uma ação de marketing junto a vários players brasileiros, incluindo o maior canal de comunicação do Brasil, e acirra ainda mais a guerra dos streamings;
- No começo da pandemia, a plataforma de videoconferência Zoom cresce mais de 1.123 por cento e tem 355 por cento de lucro em relação a 2019;
- Elon Musk, CEO da Tesla e da SpaceX, ultrapassa Bill Gates e torna-se o segundo homem mais rico do mundo com 124 bilhões de dólares;
- A Tesla, empresa de carros autônomos, vira a montadora mais valiosa do planeta (207,2 bilhões de dólares) e ultrapassa a Toyota (201,9 bilhões de dólares) – sua concorrente com 83 anos;
- SpaceX torna-se, pela primeira vez na história, a primeira empresa privada a ter uma tripulação de astronautas em órbita;
- Airpods, os fones sem fio da Apple, geram mais receita do que Spotify, Twitter, Snapchat e Shopify – juntas;
- O “Efeito Netflix” se consolida com a série O Gambito da Rainha. A série sobre xadrez atingiu 62 milhões de lares no mundo, aumentou em 250 por cento a procura por “tabuleiro de xadrez” no Ebay, fez o termo “como jogar xadrez” atingir maior pico da década no Google, tornou best-seller o livro que inspirou a série e fez o número de jogadores online no chess.com subir 500 por cento;
- O TikTok torna-se o aplicativo mais baixado do ano e provavelmente a empresa mais disputada também. Oracle e Walmart fizeram uma parceria para obter 20 por cento da rede social (12,5 e 7,5 por cento, respectivamente);
- McDonalds se rende à carne de planta (seguindo exemplos da Impossible Foods e da Fazenda do Futuro) e mostra que a carne que não é carne veio para ficar.
Como começar?
O mais interessante nisso tudo é a sensação de choque que dá na gente com tanta transformação, o que fazer? Qual linha eu devo seguir? Como planejar e me adaptar a estas mudanças ao meu estilo de vida, no meu negócio e no meu dia a dia para 2021?
A minha sugestão é: comece pela revisão dos processos, capacite-se e capacite seu time para usar ferramentas que irão melhor a produtividade de todos no ambiente remoto, lidando com gestão de tarefas à distância, compartilhando projetos online e fazendo-os andar sem a sua presença física.
Existem milhares de softwares surgindo para suprir esta forte demanda, e muitos já consolidadas nesta missão: tornar a execução diante dos desafios tecnológicos mais eficiente, menos custosa, em menos tempo e portanto mais produtiva.
Abaixo a minha lista das 10 melhores ferramentas digitais por categorias (Gestão de Tarefas, Minding Map e Gestão de Marketing e Vendas) para você escolher, se capacitar, capacitar seus colaboradores e colocar em prática esta nova cultura digital.
Querendo um apoio na escolha da ferramenta mais adequada à sua equipe agende uma consulta comigo neste link: Consulta Online
As 10 melhores ferramentas de gestão para você usar em 2021
MAPAS MENTAIS
VISUALIZE SUAS IDÉIAS E PROJETOS
1 – MindMeister
Eu acho que a primeira ferramenta de gestão para você utilizar em 2021 tem que ser de mapas mentais para ajudar você e sua equipe na visualização compartilhada dos seus planejamentos, ideias e projetos. Então, aqui vai a melhor delas: MindMeister
A MindMeister é uma ferramenta fantástica que permite criar mapas individuais ou em grupos com até mais de cem colaboradores nos seus projetos. Ela é ideal para empresas como também universidades ou instituições de ensino. O recurso de criação da ferramenta é muito fácil e intuitivo de usar. São muitas as possibilidades de segmentação na customização dos projetos, seja com cores, imagens, formas sinalizadoras e até emojis.
Os balões dos mapas podem ser personalizados individualmente, sendo possível adicionar comentários, links, anexos e tarefas a produzir. Ainda tem o recurso do site ou no aplicativo da ferramenta de apresentação automática dos mapas criados em slides, onde cada tela apresentará um tópico, permitindo explicações de forma clara.
Você pode se inscrever gratuitamente no MindMeister, mas se precisar usar em projetos mais audaciosos com equipes interagindo eu recomendo a implementação da versão Business na sua empresa. Neste caso as licenças são cobradas por números de usuários.
2 – GoConqr
No GoConqr é só se inscrever e escolher a opção “Mapa mental” no painel do usuário para iniciar o seu mapeamento. A interface é clean também permitindo uma criação a partir do zero.
Para adicionar mais tópicos ou idéias é clicar no ícone “+” e arrastar para onde desejar, criando um novo balão de informação organizadamente. A ferramenta como todas as outras é muito intuitiva e fácil de usar é só seguir o fluxo de criação a partir de cada novo ícone.
Cores, fontes, tamanhos e formas aqui podem ser customizáveis, assim como no MindMeister. Também é possível adicionar itens multimídia para incrementar o arquivo. Ao final das edições, é possível fazer o download em formato png dos mapas mentais que você criou.
GESTÃO DE PROJETOS E TAREFAS
COMECE A USAR JÁ
3 – Meister Task
A MeisterTask é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de equipes em projetos e tarefas do mercado. Eu já usei durante muito tempo a Trello, por algum tempo AirTable e por último a DaPulse, que agora se chama Monday. Embora todas sejam excelentes, a minha preferida é a MeisterTask.
A versão gratuita da MeisterTask tem algo muito interessante. Não há limite de projetos e membros e ainda é possível fazer duas integrações com aplicativos como o Gmail, Dropbox ou Slack entre outros. O método é Kanban o que permite um gerenciamento fácil.
Na MeisterTask é possível também criar discussões sobre um trabalho, enviar arquivos e adicionar itens ao checklist. Todas as ações são salvas no fluxo de atividades com facilmente visualização na tela. Desta forma fica fácil a visualização das tarefas e o gerenciamento do andamento para que elas se desenvolvam. O Meistertask pode ser acessado pelo desktop ou pelo app disponível para iOs e Android.
A MeisterTask permite reunir e exibir dados de progresso de maneira lógica e compreensível, permitindo que os membros da equipe acompanhem os projetos e as tarefas comuns. Para ter acesso a relatórios e estatísticas, bem como a integrações ilimitadas é necessário contratar o plano pago. Empresas com 5, 10, 50 ou até mais de 100 usuários conseguem ganhos significativos de tempo e custo ao implementar uma ferramenta como essa.
Os diversos recursos avançados dos planos pagos ajudam a impulsionar o desempenho de qualquer negócio, incluindo fácil acesso à plataforma e monitoramento constante do desempenho de equipes e indivíduos. A colaboração assim como o gerenciamento de permissões e atribuições de tarefas é bem fácil e permite que todos os usuários se envolvam ativamente e contribuam para o projeto. Se você quiser experimentar os recursos sem nenhum custo, você pode fazê-lo facilmente solicitando uma demonstração gratuita para a sua equipe.
4 – Trello
Eu acho que o Trello é a ferramenta de gerenciamento de tarefas mais conhecida no Brasil. Seu design é também simples e intuitivo, sendo igualmente fácil de utilizar, o que garante uma rápida adaptação da sua equipe. Dividido também em etapas, o quadro de tarefas proporciona uma visão geral do andamento das atividades.
As tarefas são separadas por pequenos cards “a fazer”, “em andamento” e “concluídas”. Só nesse padrão já facilita muito no acompanhamento das projetos e tarefas por prazos e prioridades. É possível também encontrar diversos templates com sugestões de etapas típicas das temáticas, seja de marketing, gestão de produtos, vendas, gestão de pessoal entre outros. Você pode estipular prazos, prioridades e os responsáveis em cada tarefa, evitando atrasos e mesmo a refração.
5 – Monday
Quando contratei o Monday pela primeira vez para gerenciar equipes de projetos digitais e em projetos editoriais à distância a ferramenta se chamava Dapulse. De lá para cá ela evoluiu muito com investimentos que aprimoraram os seus recursos. Considero também uma das melhores ferramentas de gestão de projetos no mercado.
Ela oferece diferentes recursos para a colaboração e comunicação em grupo. Os painéis são detalhados e customizáveis sob re os progressos assim como a time line dos projetos e tarefas.
É possível fazer uma sincronização de todas as informações em um único hub acessível, capacitando agentes e membros da equipe para tomar decisões importantes juntos na ferramenta. As interfaces do projeto como customizações de cores e períodos ajudam no destaque destaque das tarefas simplificando a contribuição, ajudando as equipes de projetos trabalharem de forma colaborativa e mais eficiente.
6 – AirTable
O Airtable é uma ferramenta incrivelmente muito bem estruturada para facilitar a criação e gestão de projetos e tarefas. A interface é bem colorida tornando fácil se encontrar para utilizar os principais recursos.
Airtable permite adicionar campos avançados, como menus suspensos, anexos de arquivos, incluindo documentos e imagens, notas longas e muito mais.
Esta ferramenta possui diferentes modos de visualização. Você não está limitado a ver seus dados na exibição da planilha, e pode organizar os dados por filtros e grupos, ver uma exibição do calendário, uma exibição da galeria entre outras exibições das atividades.
Os recursos já conhecidos nas outras plataformas citadas acima também estão disponíveis no Airtable como a marcação de membros da equipe em uma tarefa, envio direto de notificações para o responsável dentro do aplicativo, atribuição de projetos a diferentes equipes etc. o Airtable oferece também integrações com aplicativos de terceiros como Mail Chimp, Google Calendar, Google Drive, WordPress entre outros.
7 – Asana
Eu confesso que não usei o Asana ainda, mas é uma ferramenta muito recomendada nos blogs e veículos de gestão e tecnologia. O conceito dela parte do calendário de tarefas de maneira bem visual e também fácil. No geral essas ferramentas não levam muito tempo para a adaptação, principalmente quem já tem o costume de usar softwares para gestão de carteira, pipeline entre outras situações exigentes na gestão atual de projetos.
Sendo uma plataforma que parte de um calendário visual fica muito mais fácil para os gestores acompanharem a evolução dos projetos identificando-os na time-line do calendário.
Além disso, com a descrição e o responsável de cada atividade, você evita que dois profissionais realizem o mesmo trabalho. A ferramenta tem um chat próprio onde a a comunicação também pode ser muito facilitada entre os participantes do projeto, seja para tirar uma dúvida ou fazer alguma mudança no planejamento.
GESTÃO DE MARKETING E VENDAS
AQUI COMEÇA UMA MUDANÇA CULTURAL
8 – Hubspot
Aqui começa a mudança de cultura em seus processos de gestão digital. Com mais de 11 mil clientes ativos diários em todo o planeta a Hubspot é uma das plataformas de marketing digital mais reconhecidas, recomendadas e de maior sucesso no mundo. Muito completa oferece planos para desde um pequeno negócio até multinacionais.
Todas estas ferramentas tem uma capacidade de integrações incríveis como o Google Analytics, Google Ads, Mídias sociais entre outros recursos imprescindíveis no marketing digital.
Se você tem um time e não tem um organizador de projetos e tarefas que melhorem a produtividade da sua equipe, implementar uma ferramenta como estas pode dar mais trabalho. A Hubspot triplica a sua produtividade na captação de clientes e organização e gestão do relacionamento com eles na jornada de compra.
A Hubspot vai te ajudar com um CRM (Customer Relationship Management) nativo, você terá acesso também a ferramentas que irão facilitar a otimização de sites(SEO), criação de websites, e-mail marketing, criação de blog, landing pages, CRM, funil de vendas, sidekick e Analytics.
9 – Sharpspring
A SharSpring é uma concorrente de peso para a Hubspot. Também com CRM nativo oferece muitas funções até melhores do que a Hubspot em termos de design, facilidade de configuração e acompanhamento dos funis de marketing e vendas.
Dentre as funcionalidades que ela te entrega estão a criação de formulários, identificação de oportunidades de vendas e relatórios de resultados de vendas, criação de listas personalizadas baseadas em regras, criação de campanhas específicas com objetivo em conversão de vendas, criação de fluxos automatizado de e-mails baseados em gatilhos e filtros.
A ferramenta tem um recurso para criação de personas muito bom, onde você pode desenhar o perfil dos consumidores e compradores da sua marca e vincula-los a campanhas e ações especificas. Este recurso facilita muito na segmentação de leads de acordo com as personas. Você mesmo pode desenhar a sua persona, colocar foto, características e ainda atribuir ações para elas.
A Sharpspring é uma das ferramentas mais bem avaliadas internacionalmente do mercado entregando soluções em Marketing Digital e vendas completa para o seu negócio. As funcionalidades vão além de uma automação de marketing, mas também de uma ferramenta de CRM robusta.
10 – RD Station
A RD Station Marketing é uma plataforma genuinamente brasileira de automação de marketing da Resultados Digitais, e que não fica muito atrás das americanas. O maior diferencial acaba sendo o custo benefício.
Os valores dos planos da RD Station são bem mais acessíveis do que os das ferramentas gringas. Da para começar com a RD Station, mas quando sua equipe fica fera na utilização dos recursos as ferramentas gringas farão a diferença.
Assim com o as outras plataformas citadas a RD Station estrutura a sua construção dos funis de vendas de forma visual, com teste A/B, criação de formulários, criação de pop-ups dentro da plataforma para implementar em diferentes páginas do seu website além da possibilidade de criação de fluxos de automações de e-mails inteligentes.
Como é uma ferramenta brasileira, o suporte ajuda muito e os profissionais da RD são jovens ligados, muito atenciosos e competentes. Esse suporte é muito importante na implementação da cultura de gestão digital.
Eu usei muito o RD aqui na minha agência e foi fantástico. Quando mudei de ferramenta não havia o recurso de CRM, que agora tem. Então, o RD Station Marketing possibilita a integração com a ferramenta de CRM da própria Resultados Digitais, o RD Station CRM. Tenho certeza que evoluiu muito e é uma excelente opção para empresas brasileiras de pequeno e médio porte que estão iniciando na transformação digital de seus processos de gestão.
Então é isso. Precisando de uma consultoria ou um apoio na escolha da ferramenta ideal e mais adequada à sua equipe, agende uma consulta comigo neste link: Consulta Online
